CATALOGUE DES PRESTATIONS : ACCOMPAGNER LE MANAGEMENT PAR L'AMELIORATION
NOTRE METHODE
Un enchaînement de six étapes logiques :
- Prise de connaissance,
- Réflexion,
- Conception,
- Validation,
- Application,
- Audit Interne.
1. La Prise de Connaissance
La prise de connaissance se concrétise par 3 modules de formation et la rencontre de tous les acteurs de l’entreprise:
Formation de la Direction au « Management par l'amélioration»
- Formation du « Responsable Qualité »
- Formation de tous les acteurs « Sensibilisation à la Qualité »
- Prise de connaissance du fonctionnement interne et des motivations des acteurs par des entretiens individuels et un diagnostic préalable à la conception du système de management par l'amélioration.
Le consultant mène des entretiens individuels avec chacun des acteurs de l’entreprise pour apprécier le fonctionnement et comprendre les motivations des personnes.
Il prend connaissance des documents utilisés dans l’entreprise et s’inspire de ceux-ci pour préparer les projets de procédures et de processus. Il fait appel à votre responsable qualité pour l’assister et répertorier les documents associés à vos méthodes de travail.
2. La Réflexion
Le consultant trace le fonctionnement de l’entreprise à partir de ses observations et avec l’assistance de votre responsable qualité. Cette étape est réalisée durant des rendez-vous avec l’équipe qualité, le dirigeant et pendant des entretiens brefs avec tous les acteurs de l’entreprise.
La réflexion est faite par série de processus :
Le consultant avec le responsable qualité (RQ) conçoivent l’organisation du système documentaire.
Le consultant assiste la direction dans la définition des objectifs en cohérence avec la stratégie et la politique qualité de l’entreprise.
3. La Conception
Le consultant et le RQ préparent le système documentaire de manière à répondre d’une part aux besoins de l’entreprise et des règlements régissant la profession, et d’autre part aux exigences des Normes ISO 9001, 14001, OHSAS 18001.
Le consultant organise des réunions de travail régulières dans les différents services et/ou départements et met à la disposition de l’entreprise une liaison par mail et téléphone portable pour répondre aux questions et suivre l’avancement. Toutes les actions sont planifiées sur le plan d’action par l'amélioration.
4. La Validation
Le consultant et le RQ proposent les processus et le système de management de la qualité à la Direction pour validation. Ils apportent les modifications nécessaires durant ces rendez-vous.
La validation est faite par série de processus :
Suite à la validation, les processus deviennent applicables. La réalisation des objectifs est suivie dans le tableau de bord par le RQ.
5. L’Application
Lors de la mise en application, le consultant commente chaque processus et valide la compréhension de celui ci par les acteurs. Il évoque les objectifs et présente les documents associés. (Séances de formation par petits groupes par agence et/ou département)
Lors de chaque visite le consultant vérifie l’application et la compréhension du système par tous les acteurs, il valide les acquis et examine les preuves de vie du système.
Il assiste le responsable qualité lors de la préparation de l’ensemble des acteurs à l’audit par des séances individuelles de formation et de mise en situation.
5. Les Audits
La Norme ISO 9001 exige que des audits internes du système de management de la qualité soient réalisés par l’entreprise de manière régulière. Le premier doit être réalisé avant l’audit initial. Les auditeurs internes doivent être formés aux exigences de la norme ISO 9001 et attester de leur formation pour valider les audits effectués.
La formation d’auditeur interne se fait sur deux jours. L’audit interne, au plus tard 3 mois avant l’audit initial, sera effectué par le consultant avec l’assistance des auditeurs internes formés.
La formation donne lieu à la remise d’une attestation de formation, indispensable pour valider les audits ultérieurs.
A environ deux mois de l’audit initial de certification, un audit préliminaire est organisé, à l’issue duquel les éventuelles non conformités ou les progrès à réaliser sont mis en exergue.
Le consultant assiste les acteurs lors de cet audit et lors de la mise en œuvre des actions nécessaires pour réussir l’audit initial.
